När en privatperson, organisation, företag eller myndighet skickar in en handling till kommunen blir det ett ärende. Alla ärenden behandlas enligt fastställda regler. Här kan du läsa hur nämnderna, kommunstyrelsen och kommunfullmäktige fattar beslut.

Ärendet kommer in och registreras

När ett ärende kommer in till kommunen registreras det (diarieförs) och får ett unikt diarienummer. Diarienumret gör det möjligt att enkelt hitta och följa ärendet. Registreringen är offentlig, vilket innebär att alla kan se vilka ärenden som har kommit in till kommunen.

Ärendet fördelas till ansvarig nämnd eller förvaltning och registreras i deras diarium. Där kan det också kopplas samman med annan information som rör samma ärende.

Ärendet bereds

Innan ett beslut fattas behöver ärendet beredas. Det innebär att en tjänsteperson tar fram det underlag som behövs, till exempel genom utredningar, kartläggningar eller undersökningar. Utifrån detta skrivs ett förslag till beslut.

Beredningen görs oftast av ansvarig förvaltning eller av kommunstyrelsens arbetsutskott. I vissa fall, till exempel när ärendet har stor politisk betydelse, kan även politiker delta i beredningen. Detta kallas ordförandeberedning. Ibland hämtas också yttranden in från andra nämnder eller instanser med särskild sakkunskap.

När beredningen är klar lämnas ärendet vidare till nämnd, kommunstyrelse eller kommunfullmäktige för beslut, tillsammans med förslag till beslut. I många fall har den ansvariga nämnden rätt att fatta beslut direkt enligt sitt reglemente och sin arbetsordning. I vissa ärenden kan beslut även fattas av ett arbetsutskott eller genom delegation till en tjänsteperson.

Ärendet tas upp på sammanträde

Nämnden, kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige behandlar ärendet vid ett sammanträde (ett möte). Ledamöterna diskuterar och tar ställning till förslaget. De kan yrka bifall (säga ja till förslaget) eller avslag (säga nej).

Vissa ärenden behöver behandlas i flera nämnder och i kommunstyrelsen innan de slutligen avgörs av kommunfullmäktige.

Ärendet har fått ett beslut och protokoll skrivs

Efter sammanträdet skrivs ett protokoll som justeras och publiceras på kommunens officiella digitala anslagstavla. Där kan allmänheten ta del av besluten.

Ärendet expedieras och arkiveras

När protokollet är justerat expedieras beslutet, det vill säga skickas till berörda förvaltningar. De ansvarar för att genomföra beslutet. När ärendet är färdigbehandlat avslutas det och arkiveras.

Till kommunfullmäktige

Om ett ärende tas upp av kommunfullmäktige beror det oftast på att det är av principiell eller större betydelse. Kommunfullmäktige beslutar till exempel om skattesats, taxor, budget och övergripande styrdokument.