I Oskarshamns kommun använder vi Google Workspace for Education för att stödja skolarbetet för alla våra elever. Varje elev får ett eget Google-konto som är nödvändigt för att kunna delta i undervisningen och använda de digitala verktygen.

Vad är Google Workspace for Education?

Google Workspace for Education är en samling användarvänliga webbtjänster som är speciellt anpassade för skolarbete och lärande. Dessa verktyg kan användas både i skolan och hemma, individuellt och tillsammans med andra. Verktygen inkluderar bland annat Google Drive för lagring och delning av dokument, Google Classroom för uppgifter och inlämningar, Gmail för e-postkommunikation och Google Dokument för att skriva och samarbeta.

Ditt Google-konto

Alla elever får ett Google-konto när de börjar skolan. Detta konto är nödvändigt för att kunna använda de digitala verktygen i skolarbetet. Kontot ligger på vår egen domän och administreras av kommunen. Det innebär att vi har avtal med Google som säkerställer att kontot och dess innehåll används på ett säkert och lagligt sätt.

Viktigt att tänka på

• Användning: Ditt Google-konto ska endast användas för skolarbete. Använd inte skolans e-postadress för att registrera dig på webbtjänster och appar för privat bruk.
• Säkerhet: Dela inte känsliga uppgifter eller kränkande material via ditt Google-konto. Följ skolans regler och värdegrund även i den digitala miljön.
• Delning: Var noga med hur du använder delningsfunktionen när du delar material med andra.
• Avslutning av konto: När du slutar skolan eller flyttar från kommunen avslutas ditt Google-konto och allt innehåll raderas. Om du vill behålla material, se till att överföra det till ett privat konto innan du slutar.

Personuppgifter

För information om hur kommunen behandlar personuppgifter i allmänhet, se Personuppgifter - så behandlar vi dem - Oskarshamns kommun.

När det gäller Google Workspace for Education specifikt kan det också vara bra att veta följande. Det är Bildningsnämnden som är personuppgiftsansvarig för behandlingen (med undantag för insamling av platsinformation, se nedan). Uppgifterna kommer från dig själv eller dina lärare och annan skolpersonal samt allmänt tillgängliga uppgifter som kommunen har om sina invånare, till exempel via folkbokföringen.

Dessa uppgifter registreras i vår Google-domän edu.oskarshamn.se:

• För- och efternamn.
• Skola.
• Klass.
• E-postadress: förnamn.efternamn@edu.oskarshamn.se.
• Inspelningar av din röst kan förekomma, till exempel för att du använder dig av ljudinspelningsfunktionen i ett skolarbete.
• Stillbilder på dig, live-streamad video eller inspelade videofilmer där du syns kan förekomma (meddela din mentor eller rektor om det är viktigt att det inte förekommer bilder där du syns med hänsyn till risken för att de kan spridas).
• I de flesta fall har inlämningsuppgifter sådant du gör under lektioner och liknande ditt namn på sig, vilket förstås är en personuppgift. Men om du skapar något i Google workspace for Education som inte är märkt med ditt namn kan man ibland ändå lista ut att det är du som står bakom det. Det kan man göra till exempel på grund av att det har din personliga prägel eller innehåller information som är typisk för dig. Sådant räknas också som en personuppgift.
• Det finns också uppgifter i loggar som visar vilken dator som har använt vilket program vid olika klockslag. Det kan man också härleda till dig i vissa fall, och det räknas därför som en personuppgift.
• När du använder vissa tjänster från Google samlar Google in platsdata, alltså uppgifter om var du befinner dig när du använder tjänsten. Google är ensamt personuppgiftsansvariga för denna behandling. Du kan läsa mer om och kontakta Google på deras Integritetsrutin för Google Workspace for Education.

Syftet med att behandla dina personuppgifter är att säkerställa rätten till likvärdig utbildning. Dina personuppgifter sparas till dess att du slutar skolan, vilket kan vara både när du flyttar från kommunen, när du tar studenten eller annars avslutar din skolgång. För den som går ut gymnasiet gäller att personuppgifterna sparas till nästkommande läsår som en extra säkerhetsåtgärd.

Om du har några frågor eller funderingar om behandlingen av dina personuppgifter kontaktar du i första hand servicecenter@oskarshamn.se, telefon 010-35 60 000. Oskarshamns kommuns dataskyddssamordnare når du på dso@oskarshamn.se. Dataskyddsombud för Oskarshamns kommun är Sydarkivera som kontaktas via dataskydd@sydarkivera.se.