Diarium, sekretess och arkiv

Vi registrerar all post som kommer till oss varje dag i kommunens diarier. Nästan alla brev och handlingar som skickas till och från en kommun är allmänna och offentliga. Det innebär att alla får läsa dem.

Kommunen ska se till att handlingar bevaras, hålls ordnade och vårdas så att rätten att ta del av allmänna handlingar upprätthålls.

Diarium

Varje förvaltning i kommunen har sitt eget diarium som sköts av en eller flera registratorer. Det är ett register där alla handlingar ska registreras. En handling innehåller information av något slag. Oftast är det brev, protokoll, beslutsunderlag och beslut. Men det kan också vara fakturor, bokföring, e-post, film- eller ljudfiler till exempel.

Du har rätt till insyn

Enligt offentlighetsprincipen ska du som medborgare ha insyn i all offentlig verksamhet. Du ska ha möjlighet att kontrollera hur förtroendevalda och tjänstepersoner sköter kommunen. Offentlighetsprincipen ska främja ett fritt meningsutbyte och bidra till allsidig information. Den är ett av de viktigaste inslagen i vårt demokratiska samhälle. Detta för att den också ger dig möjlighet att påverka kommunens verksamhet.

Offentlighetsprincipen (Regeringskansliet)

Begäran om utlämnande av handling

Om du vill ta del av en allmän handling ska du vända dig till förvaltningens registrator. Du är välkommen att ta kontakt med kommunens servicecenter för att få hjälp att hitta rätt registrator. Alla allmänna handlingar, utom de som omfattas av sekretess, ska lämnas ut till dig om du ber om det. Du behöver inte berätta vad du heter eller varför du vill se en viss handling.

Vilka handlingar är allmänna?

Enligt lagen är en handling allmän när den kommit in till kommunen, när den förvaras där eller har upprättats där. Tjänstepersoners interna arbetsmaterial är inte allmän handling.

Vad är en sekretessbelagd handling?

Vissa handlingar inom kommunen kan vara helt eller delvis sekretessbelagda, det vill säga hemliga. En sekretessbelagd handling innehåller uppgifter som är sekretessbelagda enligt offentlighets- och sekretesslagen. De uppgifterna får inte lämnas ut och därför har du inte rätt att ta del av dem. Det kan till exempel handla om uppgifter om människors personliga förhållanden. Sådana kan bland annat förekomma i ärenden som rör skola, förskola eller socialtjänst.

Den som skickar ett brev eller mejl till oss kan inte hävda sekretess, till exempel genom att skriva att det är hemligt. Uppgifterna omfattas bara av sekretess om lagen anger det.

Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)

Överklagande

Om kommunen inte vill lämna ut en handling på grund av att den är sekretessbelagd kan du klaga på det. Då gör myndigheten som förvarar handlingen en prövning på din begäran, så att du får ett beslut som kan överklagas. Kommunen är skyldig att informera om hur du överklagar.

Internt arbetsmaterial

Internt arbetsmaterial får bara anställda i kommunen läsa. De är inte allmänna handlingar och därför har du som medborgare inte rätt att läsa dem.

Dataskydd och personuppgifter

Alla uppgifter i kommunens diarier granskas enligt både offentlighets- och sekretesslagen och dataskyddsförordningen (gdpr) innan de blir offentliga. Dataskyddslagstiftningen ska skydda människor så att deras personliga integritet inte kränks när deras personuppgifter behandlas.

Mer om hur vi hanterar dina personuppgifter

Kommunarkiv

I kommunarkivet finns originalhandlingar och inlämnade allmänna handlingar från kommunens olika verksamheter, till exempel betyg, ritningar på äldre bostadshus, kommunala beslut och mycket annat.

Arkiven är en del av vårt kulturarv. Kommunen ska enligt arkivlagen bevara, vårda och hålla arkiven ordnade så att de tillgodoser

allmänhetens rätt att ta del av handlingar
information för rättsskipning och förvaltning
framtida forskning

Handlingarna i arkivet är i de flesta fall offentliga handlingar. Det betyder att alla får ta del av dem.

Ibland kan handlingarna omfattas av sekretess, då behöver vi göra en sekretessprövning innan vi kan lämna ut handlingen. När du hämtar handlingarna måste du kunna legitimera dig så vi vet att det är rätt person vi lämnar ut handlingarna till.

Arkivlag (1990:782)