Erfarenhet information

För att skapa en kontaktyta och vara transparenta kommunicerade vi projektets planering med kommuninvånarna redan från projektstart. Även om vi inte hade alla svaren bedömde vi i projektet att det var viktigt att skapa en kontaktyta till projektet och informera tidigt i processen.

Det är också viktigt att anpassa informationen efter målgrupp. I kommunikationsarbetet möter man både grupper som är insatta men också de som inte kan de tekniska termerna. Målgruppen kan vara andra kommuner med liknande problematik, politiker, näringslivet, skolbarn, pensionärsföreningar, högskolor och branschen.

I arbetet med kommunikation i ett stort projekt som pågår under lång tid behöver man vara flexibel. Den kommunikationsstrategi och plan som ligger till grund har följt med under hela projekttiden, men den har behövts revideras så att den följer projektplanen och projektets utveckling. Två yttre faktorer som har krävt ändringar i informationsstrategin under projekttiden är förhållningssätt till sociala medier samt de nya lagar som började gälla den 25 maj 2018 då GDPR trädde i kraft.

En fråga som alla brottas med i arbetet med kommunikation är hur man på bästa sätt kan mäta utförda kommunikationsinsatser. I detta projekt har vi valt att använda bra pressverktyg som Mynewsdesk och Meltwater för uppföljning. Vi har också arbetat mycket med mötet med människor. I projektet har vi träffat nästan 5000 personer vid studiebesök, föredrag och informationsträffar. Vi har i våra möten informerat men även samlat information om vilka frågor som är viktiga för allmänheten att vi svarar på. 

Det är av stor vikt att integrera planering av kommunikationsarbetet och riskhanteringsarbetet i projektet. Riskhantering och kommunikation är frågor som ska hanteras i ledningsgruppen.

Vi har arbetat med att förebygga frågor som kan uppkomma genom att försöka ligga steget före och informera i nyhetsbrev, vid olika informationsinsatser som hamnens dag, Facebook, Instagram och den lokala tidningen Annonsbladet.

Nedan kan du se Anna Kinch, Oskarshamns kommuns informationssamordnare för projektet och Ulrika Larson, kommunikationsstrateg Empirikon,  berättar om sina roller i projektet, utmaningar och tips.