Information om läsplattor (iPad) som hanteras av Oskarshamns kommun

Den här informationen vänder sig till dig som är politiker och är ledamot eller ersättare i kommunfullmäktige, kommunstyrelsen, bildningsnämnden, socialnämnden, tekniska nämnden och/eller samhällsbyggnadsnämnden. Som politiker i nämnd/styrelse/fullmäktige får du låna en läsplatta för att ta del av kallelse och handlingar till sammanträden.                                                                                                               

Oskarshamns kommun har en digital ärende- och mötesprocess vilket innebär att kommunen tillhandahåller en läsplatta och en mailadress till de förtroendevalda som har uppdrag i fullmäktige/styrelse/nämnder/revision. Den kommunala e-postadressen syftar bland annat till att effektivisera den kommunala nämndadministrationen och underlätta kontakten mellan medborgare och politiker. Som förtroendevald ansvarar du för att regelbundet öppna din e-postinkorg.

För att hämta din läsplatta behöver du höra av dig via mail eller telefon och boka en tid med kommunstyrelsens kansli. Vid uthämtningen ifylles en kvittens och du får en kortare utbildning för att kunna hantera din ipad.

Support på din läsplatta 

Vill du registrera ett ärende angående din läsplatta kontakta Servicecenter, 0491-88 000, servicecenter@oskarshamn.se. Tänk på att ange ditt namn, telefonnummer samt beskrivning på vad ärendet gäller. IT-avdelningen kommer att kontakta dig så fort de kan. Du kan även få prata med it-support i telefon dagtid mån-fre 8.00-16.00 be att bli kopplad till IT-helpdesk när du ringer till servicecenter 0491-88 000.

Att tänka på:

- IT-avdelningen ansvarar för backup på din kommunala e-post.
Om du ställer in att kontakter, anteckningar, påminnelser och kalender kopplas till kommunal e-post hanterar även IT-avdelningen backup på dessa. Instruktion för hur du gör det hittar du i länkarna till höger under Instruktioner för läsplatta.

- Du ansvarar för hantering av bilder, dokument och liknande personligt material på läsplattan.

 

Ansvarsfördelning

Användare/politiker

  • Återställning av iPad vid återlämning. Detta för att personliga uppgifter skall vara borttagna samt att funktionen "hitta min iPad" är avaktiverad. Instruktion för hur du återställer ipaden hittar du i länkarna till höger under Instruktioner för läsplatta.
  • Fylla i kvittens vid utlämning och inlämning.
  • Hantera privat information. IT-avdelningen tar inte ansvar för privat information på läsplattan.
  • Installation av MobileIron. För att kunna få ut emeetings på läsplattan krävs det att installation av kommunens MDM verktyg (mobilhanteringsverktyg) installeras.

Kommunstyrelsens kansli

  • Ansvar för att beställa ny utrustning och abonnemang till politiker. Beställningen till IT-avdelningen görs via beställningsformuläret som finns på e-Medarbetaren.
  • Att IT är informerade om vilken användare och nämnd/förvaltning som har vilken iPad.
  • Lämna/hämta kvittens.
  • Att telefoniavdelningen är informerad om att det är rätt namn på rätt abonnemang. Detta för att abonnemanget ska stämma med användare och att debiteringen skall bli rätt.

IT-avdelningen

  • Ge support vid installation av MobileIron genom aktuella guider, via telefon eller inbokat möte med politiker.
  • Skapa instruktioner/guider och uppdatera vid behov. Hålla hemsidan uppdaterad.
  • Support för trasig eller stulen iPad. Hjälpa till i kontakten med försäkringsbolag, hjälpa till med eventuell spårning av enheten samt nollställa enheten vid behov.
  • Livscykelhantering iPad. Hantering av beställning av enheterna, registrering av läsplattan, kontakt med användare eller KS-kansli/ nämndsekreterare. Ser till att kvittens och instruktion finns med vi utlämning och återterlämning av läsplatta.
  • Backup av påminnelser, anteckningar och kontakter kopplade mot kommunens e-post utifrån användarens inställningar.

 

Tips på hur du sparar batteri på din läsplatta

  1. Stäng av de platstjänster som du inte använder (OBS! dock inte hela funktionen platstjänster)
  2. Stäng av blåtands funktionen när du inte använder den. (Används tillsammans med exepelvis trådlöst tangentbord)
  3. Ställ ner skärmstyrkan genom snabbmenyn. Dra med fingret från läsplattans underkant och uppåt för att få upp snabbmenyn. (punkt 1 och 2 kan också hanteras på samma sätt) 
  4. Stäng av aktiva appar som ligger i bakgrunden. Dubbelklicka på hemknappen för att stänga av dem.
  5. Tänk på att om läsplattan utsetts för hög värme eller låg kyla kan batteriet försämras (exemeplvis om man lägger läsplattan i en varm bil under en längre tid).